Inspiration i coronatid
Tips til Skypemøder

Tips til Skypemøder

Hvordan er det nu, man bruger Skype? Og hvordan holder man et konstruktivt møde på video? Her kan du læse en række tips til det gode videomøde.

Syv gode tips

Mange af os arbejder hjemmefra for tiden på grund af coronavirussen og skal vænne os til at bruge Skype, når vi holder digitale videomøder i stedet for at mødes i et mødelokale, som vi plejer. 

Her får du en række tips til, hvordan et godt videomøde fungerer.

1. Brug tid på at tjekke udstyr før mødet
Tjek dit tekniske set-up før videomødet - du kan f. eks. lave et testmøde med en kollega for at afprøve, om lyden virker, hvordan du slår videofunktionen til, så andre kan se dig, hvordan du kan præsentere et oplæg og hvordan du rent faktisk deltager i mødet (ved at gå ind i mødeindkaldelsen i Outlook og klikke på "Deltag i Skype-møde"). 

2. Velkommen til møde
Få sagt hej med både lyd og billede, så alle får sagt hilst til hinanden.

3. Åbn for chatten
Skype har en chatfunktion, hvor du kan skrive beskeder og kommentarer. Få alle deltagere til at åbne chatten og slå både mikrofon og videosignal fra på dig selv. Når du slukker for mikrofonen er der mindre støj og færre, der taler i munden på hinanden. Et tændt kamera trækker også meget på forbindelsen, så jo  flere, der har slukket for kameraet, jo bedre er jeres forbindelse. 

4. Mødedisciplin
Få mødeindkalenderen til at sende en dagsorden forud for mødet og evt. udpege en mødeleder. Hold fast i jeres dagsorden og sørg for, der bliver samlet op på de enkelte punkter. Husk at holde talerækken i løbet af mødet. Få evt. ordstyreren til at sætte retningslinjer for, hvordan og hvornår man kommenterer.

5. Hold ro i lokalet
Vær opmærksom på, at klirrende kaffekopper, din tallerken med morgenens rundstykke og lignende kan gå i mikrofonen. Prøv at holde ro i rummet og undgå at smalltalke for meget undervejs. Sørg for at tale højt og tydeligt, så det, der bliver sagt kan høres gennem kan høres gennem mikrofonen.

6. Send præsentation på forhånd
Send gerne præsentationer på forhånd som supplement til delt skærm af hensyn til opløsningen, der ofte ikke er god nok til, at man kan få alle detajler med. 

7. Diskussion af et emne
Nogle gange skal man gennemdiskutere et emne. Her kan I overveje at indføre en talekø på chatten og aftale et ord, der signalerer, at I er færdige med jeres pointe, så en anden kan komme til.

Her finder du en grundig og letforståelig guide til, hvordan Skype for Business fungerer.

Er Skype sikkert nok til møder og sjælesorgssamtaler?

Det korte svar er: Ja. 

I Kirkeministeriets FAQ til personalet står følgende:

 

Q19 Er det it-mæssigt sikkert at holde møder via Skype? 

A19 For at modvirke smittespredning kan man ved at afholde nødvendige møder som telefonmøder eller som Skypemøder undgå både rejseaktivitet og personlig kontakt og derved modvirke yderligere spredning af smitte. 

Ja, det er også sikkert at holde møder via Skype i forhold til cybersikkerhed, og samtalen/mødet kan ikke aflyttes. Al kommunikation over Skype eller Teams kører 'https,' som betyder, at trafikken er krypteret. Hvis der under et Skype- eller Teams- møde samtidigt 'chattes', gemmes chatten i den mappe, som i Outlook hedder 'samtaleoversigt'. Denne mappe – som resten af indholdet i Outlook – er gemt i Office365, som fysisk befinder sig indenfor EU. VPN – som anvendes på Kirkenet-pc'er i form af 'AnyConnect' – giver ikke yderligere sikkerhed i forhold til Skype- eller Teams-mødet. VPN beskytter derimod pc'en og eksempelvis brugen af Personregistrering, F2 osv. Det er derfor vigtigt, at VPN (=AnyConnect) aktiveres, når man arbejder ved pc'en.