Bedre kommunikation kan lette byggesagerne

Af Henrik Dons Christensen

Når en kirke vil bygge nyt, restaurere eller forbedre kirkerummet, kan god energi blive forvandlet til indebrændthed, frustrationer og fortvivlelse.

Årsagen er ofte den gode vilje, arbejdsomhed og gåpåmod, og det kan måske lyde helt ulogisk. Men der kan ske, at man kommer for langt med byggeideerne, inden stiftets konsulenter råber stop!

Ikke alle menighedsråd er bevidste omkring processen, der starter, når det kommer til renovering af kirker, tilbygninger eller bare en klat maling på en kirkebænk. Eller også vælger man helt at se bort fra stiftets vejledning, selv om de kirkelige bygninger og inventar har en stor kulturbærende værdi.

Den manglende indsigt kan også være årsagen til, at undersøgelsen af stifterne fra 2017 viste, at byggesager er det område, hvor menighedsrådene har størst behov for bistand. Samtidig er det det område, hvor der er mest utilfredshed med sagsbehandlingstiden.

I Landsforeningen af Menighedsråd har man ofte hørt medlemmer ærgre sig over lange arbejdsgange, bøvl og mange deltagende instanser, der besværliggør arbejdet som menighedsrådsmedlem.

Klagerne kan deles op i to kategorier, siger Hans-Henrik Nielsen, formand for Landsforeningens økonomi- og bygningsudvalg.

Det er hans opfattelse, at de fleste menighedsråd er positivt stemt over for at passe godt på kirkerne, men:

“Groft sagt kan man sige, at menighedsrådene kan blive frustrerede over, at mange myndigheder skal inddrages, og at sagerne kan trække i langdrag og blive uoverskuelige. Det er forståeligt, når man sammenligner med f.eks. en privat husrenovering,” siger Hans-Henrik Nielsen.

Han pointerer, at en del frustrationer kan lettes, hvis menighedsrådene bliver klædt godt på til at arbejde med byggesager. Selv tilbyder Landsforeningen et kursus for kirkeværger, men det kunne også hjælpe med tydeligere kommunikation til menighedsrådene, så de har en klarere og tydeligere viden om de processer, en byggesag kan indebære, siger Hans-Henrik Nielsen.

“Høringer kan for eksempel tage lang tid, det samme kan indragelse af konsulenter, og her kan det være vigtigt, at man mellem provsti, stift og menighedsråd på forhånd forventningsafstemmer. Selv om der efterhånden er blevet opbygget en del information omkring byggesager, vil det altid hjælpe med klar og tydelig kommunikation, så man ved, hvordan sagsgangen er, og hvem der træffer afgørelserne”

Tidligere ude betyder hurtigere proces

I øjeblikket tilbyder stiftet ikke kurser i håndtering af byggesager, men henviser til byggevejledningen, som ligger tilgængelig på DAP’en. Er menighedsrådet i tvivl om noget, eller vil rådet have inputs til en ny ide, foretrækker stiftet, at man vender med stiftets jurister, inden en idé bliver for konkret.

“Byggesagerne kan blive først vanskelige, hvis menighedsrådet kommer for langt i deres udvikling af ideer, og kan det være en hjælp at tale med os først,” siger Jeanette Bjørnlund Nielsen, der som specialkonsulent sidder med byggesagerne i Københavns Stift.

“Man behøver ikke kontakte os hele tiden, men nogle ting, fx at installere nye lanper, kan virke som en enkel ting, men er en ændring af kirkebygningen, og det kræver, at man kontakter provstiet og stiftet. Menighedsrådene skal ikke holde sig tilbage for at høre, om et nyt projekt kan kræve en godkendelse," siger juristen og oplyser, at stiftet årligt behandler cirka 50 byggesager, der gælder alt fra maling af kirkebænke, et nyt gulv, tilbygninger eller opførelser af nye sognegårde.

Men der er også et mørketal af byggesager, hvor menighedsråd gennemfører projekter uden at konsultere stiftet. For det meste er dog, fordi man ikke ved, at det kræver godkendelse, og ikke fordi, man vil undgå besværet, siger stiftets jurist.

“Vi er her for at hjælpe med at passe godt på kirkerne - ikke for at være til besvær.  Kirken er jo en bygning, menighedsrådet har ansvaret for at passe på. Og det er det, vi skal hjælpe dem med. De fleste handler jo i god tro,” siger juristen.

Stiftet kommer ud

I 2018 indførte Københavns Stift konsulentrunder på Bornholm, hvor jurister og konsulenter besøger flere kirker på en dag og kommer med inputs til byggeprocesserne - både før, under og efter en ansøgning. I hovedstadsområdet er der pt. ikke konsulentrunder, da det er lettere for jurister og konsulenter at rykke ud til møder i kirkerne efter behov.

De planlagte besøg er der blevet taget godt imod på solskinsøen.

"De åbner øjnene for de urealistiske tanker, man kan stå med,” fortæller Jørgen Nygaard, der er kirkeværge og menighedsrådmedlem i Poulsker sogn på det sydøstlige Bornholm.

Poulskers menighedsråd haft flere møder med netop Jeanette Bjørnlund Nielsen, konsulenter og provstiudvalg. Formålet var at få afklaring på, om det er muligt for dem at sælge en gammel kirkeskole i nabobyen Snogbæk for så i stedet at bygge et nyt menighedshus tæt på kirken. 

“Det er en kæmpe opgave, og det kræver en stor pose tålmodighed, men jeg synes, at det i sidste ende er godt givet ud at gøre sig umage og lytte til konsulenterne frem for at bruge ressourcer på en fancy arkitekt, og så få projektet afvist. Jeg har været absolut tilfreds med møderne, også selv om det har taget lang tid.”

Bedre kommunikation ønskes

Det er dog ikke kun positive røster, som stiftets jurister og konsulenterne får med på vejen.

I Kastrup Kirke er man på 6. år i færd med at sikre kirketårnet og klokkerne mod duer. Oprindeligt skulle den flyvende udfordring løses med smuk lyskunst fra kirkens tårn, der skulle stå som et nyt vartegn for Kastrup by. Men løsningen er endt langt fra drømmene, siger menighedsrådsformand i Kastrup sogn Jan Rosenfeldt Jakobsen.

“Jeg synes, at kommunikationen kunne have være meget bedre, og det ville være godt med en visuel oversigt, så man kunne forholde sig til arbejdsprocessen til at begynde med. Som helt almindelig menighedsrådsformand er det helt uoverskueligt.”

Især har været svært at overskue, hvornår man skal kontakte stiftet.

“På den ene side var det vigtigt at have en arkitekt med fra start, så vi kunne udvikle vores ide, men samtidig går det i stå, når så ideerne forkastes. Det er slet ikke endt med det, vi så frem til.”

Et andet sted i stiftet, i Grundtvigs Kirke, har man tidligt haft besøg af stiftets arkitekter, da man ville undersøge muligheden for at sætte glasdøre op i kirkens indgangsparti. Ved bevidst at anvende kirkens rådgivende arkitekt, som har et godt kendskab til kirker og sagsgangen i stiftet, og samtidig være tidligt ude med en forespørgsel frem for en decideret ansøgning, har menighedsrådet hurtigt kunne finde ud af, om man skulle arbejde videre med ideen.

Alligevel kunne menighedsrådsformanden godt tænke sig bedre kommunikation. 

“Det kunne være godt med en tydeligere udpensling af, hvad man skal bruge stiftet til, hvornår man skal kontakte stiftet og ikke mindst, hvad man kan forvente af svartider. Pt. får vi en mail om, at vores henvendelse er modtaget, men vi ved ikke, hvad der så sker med den,” siger Karen-Marie Olesen, formand i Bispebjerg sogns menighedsråd.

Stiftets jurist tager en del af kritikken til sig. Nu skal der ses på muligheden for at indføre konsulentrunder i hovedstadsområdet for at hjælpe. 

“Vi lurer på det, og vi vil meget gerne blive tydeligere i vores kommunikation. Det er for eksempel kun ved høringer, at der er risiko for op til tre måneders ventetid, men det oplyser vi til gengæld også om, når vi sender en høring. Hvis man vil lufte en idé eller høre hvor langt sagen er, skal man endelig bare ringe. Et vigtigt budskab tror jeg er, at man selvfølgelig skal kontakte stiftet, når man har en færdig ansøgning, som skal godkendes. Men man er altid velkommen til at ringe for at høre, om man er på helt skæv kurs med sit ønske. Og så huske, at projektet skal godkendes i to stadier – først i skitseform og senere i detailudgave. Så processen er indrettet på, at man ikke spilder for meget energi på at gå i en helt forkert retning,” siger Jeanette Bjørnlund Nielsen.