Online konfirmandundervisning og personfølsomme data

Når konfirmandundervisningen og –kommunikationen rykker online

Opdateret vejledning (marts 2021) til, hvordan man forholder sig til reglerne i persondataforordningen (GDPR)

På trods af den gradvise genåbning, så foregår meget undervisning af konfirmanderne og kommunikationen omkring denne fortsat online. Derfor skal man som præst fortsat være opmærksom på, at man varetager konfirmanders personoplysninger, når man underviser online og skriver til dem og derfor er underlagt persondataforordningen. Tro/religiøst tilhørsforhold er en følsom personoplysning, og man skal være særligt opmærksom på de gældende regler, når man håndterer netop disse oplysninger.

I stiftsadministrationen er vi klar over, at det er et stort arbejde. Vi ved, at I gør, hvad I kan, for at få jeres konfirmander undervist på bedste vis. Derfor har vi arbejdet på en række anbefalinger, hvis man vil være på den helt sikre side. Der er tale om et kompliceret område, hvor vi hele tiden bliver klogere, og nedenstående er derfor stiftsadministrationens bedste bud for nu, men vejledningen kan ændre sig senere:

Kommunikationen med konfirmanderne

Som præst i folkekirken har man lov til at tage kontakt til ens konfirmander (hjemmel, jf. persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra d, der tillader religiøse organisationers behandling af medlemmers oplysninger, når dette sker som et led i legitime interesser).

Der opstår dog alligevel et problem i kontakten online til konfirmanderne, da tro er en følsom personoplysning. Derfor bør den online kontakt i princippet sikres ved krypteret kommunikation f.eks. via e-boks. Stiftsadministrationen er klar over, at dette ikke er ideelt, når der skal kommunikeres ugentlig med konfirmanderne. Desuden er det ikke sikkert, at alle konfirmander har en e-boks.

Stiftet anbefaler en af de følgende to muligheder.

1. Signal

Med appen Signal kan der frit kommunikeres uden forholdsregler: Det er en gratis end-to-end krypteret app, som sikrer, at det alene er afsenderen og modtageren, der kan læse den krypterede information. Signal kobles op på brugerens telefonnummer og kræver ikke andre konti eller adgange.

I Signal kan man også kommunikere i gruppebeskeder, og på den måde er det let at orientere konfirmandholdet samlet. Desuden er det muligt at downloade Signal på sin computer, hvilket kan være en fordel, når der skal kommunikeres en del via tekst.

Ved brug af Signal bør man indhente en samtykkeerklæring fra forældrene, så forældrene har godkendt, at der kommunikeres digitalt mellem præst og konfirmand (se forslag til samtykkeerklæring). Hvis samtykket allerede er indhentet ved den digitale tilmelding, er der ikke nødvendigt at gøre det igen.

1. Mail eller sms
Det er også muligt at benytte sig af mail eller sms. Det kræver dog følgende:

- Man bør indhente en samtykkeerklæring fra forældrene, så forældrene har godkendt, at der kommunikeres digitalt via mail/sms mellem præst og konfirmand (find samtykkeerklæring her). Hvis samtykket allerede er indhentet ved den digitale tilmelding, er der ikke nødvendigt at gøre det igen.

- Man bør så vidt muligt undgå kommunikation, som indeholder personoplysninger samt oplysninger, der kan vise, at konfirmanden har et religiøst tilhørsforhold.

Vi er klar over, at det sidste punkt er en svær øvelse. Alene det, at man som præst henvender sig til en konfirmand, indikerer et tilhørsforhold til den danske folkekirke. Skriv derfor til konfirmanderne i neutrale vendinger og brug formuleringer som f.eks.  ”Kære torsdags hold” eller ”Kære 8.b” i stedet for ”Kære konfirmander”. Skriv kortfattet ”Her er ugens opgave” og indsæt f.eks. et link fra konfirmandcenterets opgavekatalog, og lad være med at underskrive dig som præst, ligesom det også er bedst ikke at referere til kirken i beskeden.

Man kan også overveje at sende en printet oversigt over forårets undervisningsforløb/emner samt undervisningsmateriale ud til konfirmanderne pr. post sammen med den ovenfor omtalte samtykkeerklæringen. Så kan man referere til det fysiske materiale i kommunikationen pr. mail/sms, så kommunikationen ikke indeholder referencer til et religiøst tilhørsforhold.

En anden løsning kan være at informere konfirmanderne mundtligt om den kommende uges undervisning fra gang til gang, herunder f.eks. tema og opgaver/lektier, inden man afslutter sin online undervisning. Har konfirmanderne yderligere spørgsmål i ugens løb, eller har de brug for en fortrolig snak, kan man også bede dem om at ringe.

Platformen, som anvendes til at gennemføre online undervisning

Ved brug af en onlineplatform er man som præst ansvarlig for det grupperum, man opretter og indholdet i det. Folkekirkens IT har derfor gjort det klart, at man som præst skal acceptere følgende udsagn, når man vælger at bruge en online platform:

Jeg (præsten) er indforstået med, at der alene må forekomme personoplysninger i den mundtlige samtale/undervisning i det virtuelle rum, og der må således ikke deles personoplysninger i chatten eller i det materiale, som anvendes til konfirmandundervisningen. Som ansvarlig for disse onlinegrupper sørger jeg desuden for at alle deltagerne (konfirmandholdet) overholder dette.

Ved personoplysninger forstås f.eks. et religiøst tilhørsforhold, konfirmandens cpr.nr., fulde navn eller adresse.

For at sikre sig at deltagerne i undervisningen er indforstået med, at der ikke må deles personoplysninger i chatten, opfordrer vi til, at man kort orienterer om det i begyndelse af hver enkelt undervisningsgang, så at alle er opmærksomme på dette. Derudover bør man også gøre deltagerne opmærksomme på, at undervisningen er et lukket forum, som skal repræsentere ”konfirmandstuen”, og derfor bør der ikke være andre, som kan lytte med på undervisningen.

Hvis man kan leve op til det ovenstående udsagn, så er det vores vurdering, at man kan anvende en af de følgende platforme til undervisning af konfirmanderne; Microsoft Teams, Zoom eller Google Meet. Disse tre platforme lever alle op til de centrale krav i GDPR.

Digitale programmer med samtale- og konkurrencefunktion, som eksempelvis Kahoot og Mentimeter, kan også anvendes med et link og en kode. Konfirmandcenteret anbefaler desuden også platformen Padlet, som er en fælles digital tavle, der oprettes af præsten. Efter oprettelsen kan alle, med et link til den virtuelle tavle, skrive opslag, uploade billeder samt lyd- og filmklip. På Padlet er alle opslag anonymiseret.

Vi anbefaler desuden, at samtykkeerklæringen også inkluderer den platform, I vil bruge til undervisningen af jeres konfirmander, så forældrene også ved, hvilken platform, der benyttes og har godkendt dette.

Udarbejdet af Simone Nørskov Østerby, jurist, Københavns Stift.