Tre nye tiltag skal gøre stiftet mere relevant for sognene
Stiftsadministrationen vil have mere fokus på sin service til menighedsråd og præster. På baggrund af stiftsanalysen fra 2017 har administrationen taget hul på en række tiltag, som skal styrke dens effektivitet, kommunikation og tilgængelighed, fortæller stiftskontorchef Helle Ostenfeld.
"Brugerundersøgelsen fra 2017 stillede mange gode forslag til, hvordan vi i stiftsadministrationen kan forbedre vores service," siger stiftskontorchef Helle Ostenfeld
Af Kirsten Weiss Mose
"Det skal være tydeligere, hvad menighedsråd og præster kan bruge os til. Og vi skal være hurtigere til at behandle sager og svare på henvendelser. Dertil kommer, at vi har fokus på at kommunikationen mellem os og sognene skal flyde lettere,” forklarer Helle Ostenfeld, som er stiftskontorchef i Københavns Stift.
Stiftsadministrationens indsats for at højne sin service over for præster og menighedsråd kommer på baggrund af en analyse af stifterne, som Kirkeministeriet udgav i 2017. Undersøgelsen indeholdt bl.a. en brugerundersøgelse, hvor det var muligt at kommentere og komme med konkrete forslag til forbedring af stiftsadministrationens arbejde fra ansatte og menighedsråd i Københavns Stift.
”Der var mange gode forslag til, hvordan vi kan blive mere relevante for menighedsråd og præster i Københavns Stift,” siger Helle Ostenfeld.
Derfor arbejder stiftsadministrationen nu med tre pejlemærker: mere effektiv sagsbehandling, en mere tilgængelig og synlig stiftsadministration og bedre kommunikation mellem stiftsadministrationen og sognene.”
Forslag til forbedringer fra ansatte og menighedsråd
En brugerundersøgelse blandt ansatte og menighedsråd i Københavns Stift indgik som en del af Kirkeministeriets stiftsanalyse fra 2017. Ifølge undersøgelsen efterlyser ansatte og menighedsrådsmedlemmer i Københavns Stift:
1) synlighed og tydelighed om stiftsadministrationens ydelser og arbejde
2) hurtigere svar og kortere sagsbehandlingstid
3) hjælp til at bruge og bedre kommunikation på DAP (folkekirkens intranet)
Læs hele rapporten 'Analyse af stifterne - december 2017' (Link åbner i nyt vindue)
Flere hænder og øget fokus på opgaveløsning
I stiftsadministrationen har to ansatte indtil december 2018 stået for behandlingen af byggesager. Fra december 2018 er de to blevet til fire, sådan at arbejdsstyrken på området er fordoblet.
Det sker ifølge stiftskontorchefen, fordi sagsbehandlingen i nogle tilfælde har taget for lang tid. Og de to personer på opgaven har i for mange tilfælde ført til flaskehalse, som har forhalet sagsbehandlingen yderligere.
”Navnlig når det gælder byggesager har sagsbehandlingen været for langsom hos os. Derfor har vi fordoblet antallet af medarbejdere, der behandler byggesagerne. Samtidig har vi ændret teamstrukturen for yderligere at øge fokus på opgaveløsning.”
Et skrivebord i provstiet
Brugerundersøgelsen viser, at ansatte og menighedsråd har svært ved at finde ud af, hvornår stiftsadministrationen skal inddrages, og hvad den kan hjælpe sognene med. I det hele taget handler flere af forbedringsforslagene om, at stiftsadministrationen bliver lettere at gå til for sognene.
På den baggrund har stiftsadministrationen som et forsøg med mellemrum flyttet kontoret til Bornholms Provsti, som er det provsti med længst afstand til stiftsadministrationen.
”Vi vil gerne udvide vores rådgivning af sognene, og et første skridt har været at rykke skrivebordet til Bornholm med jævne mellemrum. Ideen fik ved et møde på Bornholm, og vi syntes, det var værd at afprøve, om det virkede i praksis.”
Indtil nu har reaktionerne været meget positive, fortæller Helle Ostenfeld.
”Menighedsrådene sidder med et stort ansvar, som ofte kan have brug for faglig bistand. Forslaget om at gøre det lettere at kontakte os ved fysisk at placere os tættere på dem har indtil videre vist sig at virke,” forklarer Helle Ostenfeld.
På vej mod et mere forståeligt sprog
For at blive lettere tilgængelig har stiftsadministrationen valgt også at arbejde med at lette kommunikationen mellem sogne og stiftsadministration.
”Det er vigtigt for os, at kommunikationen mellem sognene og stiftsadministrationen flyder så ubesværet som muligt. Derfor har vi blandt andet fokus på, hvordan vi kan gøre vores skriftlige kommunikation mere forståelig for modtagerne.”
”Det er ikke en proces, der sker fra den ene dag til den anden. For det første handler det om at finde den rette balance, sådan at sproget er forståeligt og samtidig vækker tiltro til den faglige kompetence, der ligger bag afgørelserne."
"For det andet angår sproget jo kulturen, og derfor er det ikke noget, der forandrer sig med et snuptag. Men det er vigtigt at have et stadigt fokus på vores sprog” forklarer Helle Ostenfeld.
Orienteringsaftener skal lette brugen af DAP
DAP’en, som er folkekirkens Intranet, er en udfordring for kommunikationen i store dele af folkekirken. I brugerundersøgelsen får intranettet mange kommentarer med på vejen, fordi det bliver set som en hæmsko i kommunikationen med stiftsadministrationen. Derfor har den valgt at supplere de allerede eksisterende undervisningstilbud med orienteringsaftener i brug af DAP.
Hvad håber du, der kommer ud af det arbejde, som I nu er begyndt på?
”Brugerundersøgelsen rummer forslag til forbedringer, men også input fra mange, som oplever stiftsadministrationen som en kompetent hjælp i det daglige arbejde. Så jeg håber, at sognene i endnu højere grad vil opleve, at de bliver lettet i deres arbejde, når de har haft kontakt med os."
"Og så håber vi, at sognene bliver endnu mere bevidste om, at vi er til for dem, og at vi med vores kompetencer og lokale kendskab kan hjælpe dem med de udfordringer, som er forbundet med det lokale arbejde i sognene,” siger Helle Ostenfeld.
