Af Lene Kjældgaard, Haderslev Stift.
Introduktion til fondsansøgningen
Der er forskel på ansøgninger og forskel på fonde. En ansøgning om støtte til et diakoniprojekt til 300.000 kr., der skal styrke udvalgets arbejde med sårbare grupper, vil være anderledes end en ansøgning, hvor der søges et mindre beløb på 20.000 kr. til f. eks. en foredragsrække på Løgumkloster Refugium.
Derfor er det vigtigt, at I i jeres ansøgning tager stilling til, hvad der er relevant at have med, og undlade det, der ikke giver mening. Husk også, at der oftest følger et fysisk eller digitalt ansøgningsskema med, når I søger midler hos de store fonde og puljer, som har hver deres retningslinjer for, hvad der skal med i en ansøgning til deres fond eller pulje. Søger du en fond, der har en ansøgningsportal eller et ansøgningsskema på sin hjemmeside, skal du udfylde og indsende det.
Søger I derimod et beløb hos en mindre, lokal pulje eller mellemstor fond, der ikke har en fast ansøgningsprocedure, kan I her få en række tips til, hvad I skal lægge vægt på i en ansøgning og forslag til bilag som en del af ansøgningen. I kan også vedlægge et følgebrev på maks. 1 side, hvor I kort og konkret præsenterer projektet.
Lad dig ikke stoppe af et afslag. Tag kontakt til fonden, medmindre du på forhånd allerede ved, at den ikke giver begrundelser for afslag, og hør, hvorfor dit projekt blev valgt fra. Måske havde du ikke overholdt de formelle krav i et ansøgningsskema eller en tidsfrist. Måske var dit ansøgningsmateriale sjusket, ideen bag var ikke tilstrækkelig nytænkende eller der manglende synlig, lokal opbakning til projektet. Brug feedbacken til at tilrette dit projekt og søge igen.
Fokuser på
Det rigtige match mellem projektets formål og fondens formål er afgørende for, hvor langt I kommer med ansøgningen. Sørg for at vise, at I forstår fondens værdier, formål og bevillingspolitik, og dens krav til jer og jeres projekt. Vær opmærksom på, at nogle (primært mindre) fonde skifter tema hvert eller hvert andet år, mens andre får ny vision eller indgår i et samarbejde med andre fonde i en periode.
Ligesom en arbejdsgiver, der modtager jobansøgninger, sidder fonden typisk med langt flere ansøgninger, end den vil kunne tilgodese. Derfor skal bestyrelsen hurtigt kunne læse og forstå beskrivelsen af dit projekt. Skriv derfor kort og præcist, men selvfølgelig også fyldestgørende. Ofte ved fonden ikke, at projektet eller I som projektejere overhovedet eksisterer, hvilket formål og hvilke aktiviteter I har. Husk derfor at se jeres projekt udefra med en dækkende beskrivelse af formålet, dagligt virke og målgruppen. Det er vigtig information, som ikke er kendt af fonden i forvejen.
Generelle ansøgningspunkter
Har fonden sit eget ansøgningsskema, udfylder I det. Skriver du i stedet til en fond, der ikke har en standard skabelon, vil en ansøgning typisk består af nedenstående dokumenter.
Bemærk, at søger I en mindre, lokal fond, vil et kort følgebrev og et budget ofte være tilstrækkeligt materiale.
Søg evt. råd hos stiftets kommunikationskonsulent, Lene Kjældgaard, for en konkret vurdering af, hvor omfattende lige netop jeres ansøgningsmateriale bør være.
- Projekttitel
En forklarende overskrift, som i kort form beskriver, hvad ansøgningen handler om. - Udvalgets eller kirkens navn
Det skal være let for modtageren af ansøgningen at kontakte ansøger enten telefonisk, e-mail eller pr. brev. Skriv derfor disse oplysninger øverst i brevet. Den person, der underskriver ansøgningen, skal kende projektet godt, og skal kunne svare på de spørgsmål, som fonden eventuelt stiller, når ansøgningen behandles. - Navn og adresse på modtager
Tjek, at I er ved at sende til den rigtige fond, og ikke genbruger en tidligere ansøgning til en anden fond. - Resume
Opsamlende resume af projektet, som fungerer som en appetitvækker, og giver modtageren et overblik over projektets grundlæggende indhold. Her skal I kort nævne, hvorfor projektet er støtteværdigt - hvilket problem skal det løse? - Beskrivelse af udvalget eller kirken
Modtageren skal have en forståelse af, hvem I er. I kan give en kort grundlæggende information om jeres aktiviteter, og hvilket formål I arbejder for. - Projektets formål
Her skal I give fonden et klart indtryk af, hvad det er, I vil. Vær konkrete, når I beskriver formålet med projektet, og husk at være tydelig, når I perspektiverer projektet - hvorfor er det relevant i en større eller i en lokal sammenhæng?
I kan henvise til en uddybende projektbeskrivelse i bilagslisten. - Målgruppen
Hvem kommer projektet til gode? Er der flere målgrupper, herunder primære og sekundære? Hvor mange får glæde af projektet? Hvad betyder projektet f. eks. for den lokale menighed, sammenhængskraften i landsbyen eller den musiske dannelse af børn og unge? - Realisering af projektet
Kort og konkret beskrivelse af projektets aktiviteter hvordan har planlagt, at aktiviteterne skal finde sted. Benyt gerne en tidsplan med begyndelse og afslutning på de forskellige aktiviteter, og/eller beskriv milepæle for aktiviteterne, så I viser, at I har gennemtænkt projektet, kan lede en proces, og har styr på, hvordan pengene skal bruges. - Det ansøgte beløb
Undersøg den pågældende fonds beløbsramme og søg om et realistisk beløb ved at tjekke, hvad fonden tidligere har bevilliget, så I ikke skyder for højt eller lavt. Find oplysninger om tidligere bevillingsmodtagere og beløb i årsrapporter eller andetsteds på hjemmesiden. - Øvrige bevilligede midler og egenfinansiering
Vær ærlige og transparente, og skriv, om I har søgt eller modtaget støtte fra anden side. At vise, der allerede er blevet bevilliget penge, kan virke som en "blåstempling" af projektet i forhold til andre fonde. Husk også at redegøre for jeres egenfinansiering, der som regel skal udgøre omkring 20% af projektets samlede omkostninger. Her er det også vigtigt at værdisætte den usynlige økonomi, som f. eks. kan være frivilligtimer, egne lokaler, egen projektledelse m.m.
Bilagsliste
Hjælp modtageren ved at nummerere bilagene, og send kun de relevante bilag. Ingen orker at læse 300 siders bilag.
- Budget- og finansieringsplan
Budgettet er et kernedokument, som I altid skal udarbejde. Det skal fremgå, hvilke udgifter projektet indebærer, og hvordan I vil anvende midlerne. Hjælp gerne læseren ved at opdele budgettet i f.eks.: Anskaffelser (f.eks. IT-udstyr, redskaber, møbler), Drift (f.eks. husleje, bygninger, aktivitetsmidler m.m.), Formidling (plakater, PR-arbejde) og Løn. Husk altid at skrive, hvad I selv bidrager med i form af egenfinansiering, hvad enten det er penge fra egne kasser, lokaler, bistand til dele af arbejdet, faciliteter eller udstyr som kommune eller andre har stillet til rådighed for projektet.
Læs mere om budget- og finansieringsplan. - Projektbeskrivelse
En uddybende projektbeskrivelse med formål, målsætninger, evt. delmål, og en tidsplan, der beskriver projektets start og afslutning. Er det en stor fond og et stort projekt, vil der ofte være krav om evaluering. Er det tilfældet, så beskriv måden, I vil evaluere/vise resultatet på. Beskriv også gerne projektets bæredygtighed efter endt finansieringsperiode - hvordan kan projektet eller resultaterne leve videre eller komme målgruppen til gavn? Hvad er de afledte/nyskabende effekter, som projektet måtte have på det omliggende samfund?
Se eksempel på projektbeskrivelse. - Evt. støttebreve
Er der andre end jer, der tilkendegiver, at projektet er en god ide, vil det højne jeres troværdighed og gøre det tydeligt, at der er lokal opbakning til projektet. Derfor kan det være en god ide at indhente udtalelser fra samarbejdspartnere eller andre aktører i lokalsamfundet, som har interesse og gavn af det, I vil med projektet. Det kunne f. eks. være den lokale skoleleder, borgmesteren, borgerforeningen, museet, boligforeningen ved siden af jeres kirke eller kommunens bosætningskoordinator eller integrationskonsulent. - Evt. tegninger, skitser eller billedmateriale
Har I indhentet f. eks. tilbud, overslag, tilladelser eller arkitekttegninger, så husk at vedlægge bilagene i ansøgningen. - Evt. fagudtalelser
Har I indhentet en fagudtalelse fra orgelkonsulenten, kgl. bygningsinspektør eller en anden fagkilde, så vedlæg dette i ansøgningen.
