Skriv pressemeddelelser

Af Inge Haandsbæk Vestergaard, Lolland-Falster Stift

Hvis du har en stor historie, der skal nå en stor målgruppe, og som ikke bare er notestof, kan det være en god ide at sende en pressemeddelelse bredt ud. Læs mere i artiklen Sælg historier til pressen om, hvornår en pressemeddelelse er det bedste valg, og hvornår du hellere skal kontakte den enkelte journalist.

Når en journalist åbner sin mail, har man kun få sekunders opmærksomhed, hvor han eller hun vurderer, om indholdet kan bruges. Sørg derfor for at forberede det indhold, som skal sendes til medierne, og brug denne tjekliste til at blive klar. 

1. Forberedelse: Hvad kan komme i avisen?

Inden for journalistik er der fem klassiske nyhedskriterier, som alle redaktionelle medier arbejder efter. En god historie skal gerne indeholde flere af disse kriterier. Når I ønsker at få en begivenhed, et emne eller andet i avisen, så spørg jer selv:

Aktualitet: Handler historien om noget, der er oppe i tiden? Se artiklen om årshjulet for at forudsige, hvad der kan blive aktuelt.
Væsentlighed: Er den væsentlig for en bredere befolkningsgruppe? 40 procent af alle ægteskaber går i opløsning, så det er relevant for mange at høre om et forslag om et skilsmisseritual.
Identifikation: Kan læseren på den ene eller anden måde se sig selv i historien? For eksempel kan en modtager af sjælesorg hos en præst fortælle, hvad det har givet hende.
Sensation: Fascinerer eller overrasker historien? Historier, der punkterer myten om kirken som gammeldags, støvet og kedelig, hører ofte hjemme her. Se fx Gud stjæler scenen på Bremen og Kirke tilbyder syndsforladelse efter tissemands-graffiti.
Konflikt: Dette er et kritiseret kriterium, der siger, at en god historie meget gerne må indeholde uenighed mellem to eller flere parter. Her kan kirken måske i højere grad anvende det modsatte kriterium, der også bliver kaldt konstruktivitet: Indeholder historien bud på løsninger af problemer eller lægger op til dialog?

Tænk over, at medierne ikke bare vil bringe reklame for jeres arrangementer. Der skal være en reel nyhedsværdi. Udvælg med omhu, om en begivenhed har potentiale til at være noget, man snakker med naboen om over køledisken i Brugsen. 

En relevant historie kan knytte sig til særlige højtider (jul eller påske), eller hvis I allerede nu ved, I får besøg af en prominent eller særligt interessant foredragsholder eller musiker. Eller det kan være, hvis en af de personer, som er tilknyttet kirken, har en anderledes eller interessant personlig historie.

2. Send på det rigtige tidspunkt

Medier skal helst have stoffet til deres artikler i god tid, men ikke for god tid, så journalisten glemmer alt om det i mellemtiden. Forbered jeres nyhedsstof, mellem fire og to uger før det bliver aktuelt. Medier laver ofte foromtaler af arrangementer, så der skal de kunne bringe historien, et par dage før arrangementet løber af stablen. Læs mere om forskellige mediers tidsfrister i artiklen om pitching.

Spørg også gerne en journalist fra den lokale avis, hvornår de typisk har deadline og hvornår på ugen/dagen, de gerne vil modtage nyhedsstof til avisen. 

De store aviser har som regel planlægningsmøder i starten af ugen, og mange møder ind til en fuld indbakke efter weekenden. Samtidig har mange deadline sidst på eftermiddagen og har derfor ikke tid til at åbne mails eller besvare telefonopkald på det tidspunkt. Find et godt tidspunkt først på dagen, og gerne tirsdag, onsdag eller torsdag – så er der bedre chance for at komme igennem.

3. Nu til sagen: Servér historien på et sølvfad

Lav et worddokument med de vigtigste fakta: Hvad det handler om, tid, sted, evt. pris, arrangør. Så har I en huskeliste til, hvilke oplysninger I skal have med. Skriv dernæst en kort, direkte tekst, hvor I forklarer baggrunden for historien eller arrangementet, og hvem de involverede personer er. Husk at skrive det vigtigste først. Journalister har ganske kort tid til at læse pressemeddelelsen igennem og vil gerne hurtigt til sagen – men du må godt understrege, hvorfor netop din nyhed er spændende. 

Sæt teksten direkte ind i mailen, så journalisten slipper for at downloade filen, og kald ikke mailen ”Pressemeddelelse”, men hellere historien i én kort sætning a la: ”Anne Linnet giver koncert i Nykøbing Kirke”

Sørg for altid at sende et par billeder i høj opløsning med, som er relevante for historien. Helst af de personer, det handler om, eller det sted, det foregår. Sørg derfor også for at tage billeder ved de største arrangementer og højtider, så I kan bruge dem senere til foromtale af lignende begivenheder en anden gang. Hvis I ikke selv har nogen billeder af en musiker eller foredragsholder, som skal besøge kirken, kan I kontakte deres booker og få tilsendt billeder til pressebrug. Husk at få lov til at bruge billedet i medierne og at sende navnet på fotografen med til journalisterne, så de kan kreditere korrekt.

Skriv også gerne et par forslag til kilder, som avisen kan bruge i historien. Det kan være en af arrangørerne bag en begivenhed, eller hvis nyheden eksempelvis handler om, at der er flere dåb end tidligere, kan du spørge et par kommende dåbsforældre, om de vil udtale sig til medierne om det. Hvis historien handler om årets konfirmander, kan du spørge en af de unge – husk blot, at hvis dine kilder eller personer på de billeder, du sender, er under 18, skal du have skriftlig tilladelse fra deres forældre. 

Skriv navn, alder og kontaktinformation på kildeforslagene nederst i pressemeddelelsen, så de let kan kontaktes.